Extension OUTLOOK

Uniquement fonctionnelle avec l'offre Entreprise Rainbow. L'Extension Outlook permet de gagner en productivité en intégrant des raccourcis vers des fonctions Rainbow directement dans votre outil de messagerie. Cette extension fonctionne de pair avec l'application de bureau Rainbow.

Note: Conformément à notre liste de fonctionnalités, l'Extension Outlook est compatible avec Microsoft Outlook 2010, 2013 et 2016 (éditions 32 ou 64 bit).

L'Extension Outlook apparaît dans le bandeau supérieur d'Outlook. Les options disponibles vous permettent de:


Comment activer l'Extension Outlook?

L'Extension Outlook est installée en même temps que votre application de Bureau Rainbow. Elle est activée par défaut selon vos choix lors de l'installation. Vous pouvez activer ou désactiver l'Extension Outlook directement depuis votre application de bureau Rainbow.

Note:
Conformément à notre liste de fonctionnalités, l'Extension Outlook est compatible avec Microsoft Outlook 2010, 2013 et 2016 (éditions 32 ou 64 bit).

  1. Cliquez sur votre photo de profil en-haut à droite de l'écran.
  2. Dans le menu déroulant, cliquez sur "Paramètres"
  3. Dans l'onglet "Général" défilez jusqu'à atteindre la rubrique "Outlook"
  4. Cochez ou décochez la case concernant l'activation de l'Extension Outlook.
  5. Une modification des paramètres de l'Extension nécessitera un redémarrage de l'application Outlook pour être pris en compte.

Note:
L'application de bureau Rainbow doit être démarrée pour avoir accès aux fonctions de l'Extension Outlook. Si ce n'est pas le cas, un bouton “Démarrer” vous permettra de lancer Rainbow depuis Outlook.

Comment créer une conversation via l'Extension Outlook?

L'Extension Outlook vous permet de poursuivre une conversation commencée par email directement dans Rainbow. Vous pourrez ainsi fluidifier vos échanges et bénéficier de l'ensemble des fonctionnalités Rainbow (appels Audio/Video, Partage d'écran, Partage de documents, etc.).

Si votre interlocuteur n'a pas encore de compte Rainbow, vous pourrez choisir de lui envoyer une invitation à rejoindre votre réseau.

  1. Sélectionnez un email dans votre boite de réception ou un de vos contact Outlook.
  2. Dans le bandeau supérieur d'Outlook, cliquez sur l'icône "Envoyer un message"
  3. Si l'adresse email de l'émetteur est liée à un de vos contacts Rainbow, une conversation s'ouvre. Il ne vous reste plus qu'à saisir votre message et à l'envoyer.

Note:
Vous pouvez également faire un clic droit sur un email ou sur un de vos contacts Outlook. Le menu déroulant vous permettra de réaliser l'ensemble des opérations disponibles dans le bandeau supérieur d'Outlook.

  1. Sélectionnez un email dans votre boite de réception ou un de vos contacts Outlook
  2. Dans le bandeau supérieur d'Outlook, cliquez sur l'icône "Envoyer un message"
  3. Si l'adresse email de l'émetteur n'est pas liée à un de vos contacts Rainbow, vous pourrez l'inviter directement via Outlook.

Note:
Vous pouvez suivre vos invitations envoyées via Outlook dans l'onglet “Contacts” de Rainbow.

Comment lancer un appel Audio/Video via l'Extension Outlook?

L'Extension Outlook vous permet de lancer un appel Audio/Vidéo d'un seul clic vers l'émetteur d'un email ou un de vos contacts Outlook. Comme dans l'application Rainbow, la possibilité de lancer un appel Audio/Vidéo dépend de la présence du destinataire.

Si les actions liées aux fonctions d'appels Audio/Vidéo ne sont pas disponibles (grisées), le destinataire ne fait pas partie de vos contacts Rainbow ou n'est actuellement pas disponible.

  1. Sélectionnez un email dans votre boite de réception ou un de vos contact Outlook.
  2. Dans le bandeau supérieur d'Outlook, cliquez sur l'une des icônes dédiées aux appels Audio/Vidéo. Vous pouvez lancer un appel Audio, un appel Audio/Vidéo ou démarrer un Partage d'écran.
  3. L'appel est lancé dans Rainbow. Vous pouvez ensuite utiliser l'ensemble des fonctions des appels Audio/Vidéo.

Comment créer une Bulle via l'Extension Outlook?

L'Extension Outlook vous permet de créer une Bulle d'un seul clic à partir d'un email. La liste des participants se base sur les destinataires et les personnes en copie de l'email. Le titre de la Bulle reprendra l'objet du mail.

Vous pourrez ainsi fluidifier vos échanges et bénéficier de l'ensemble des fonctionnalités Rainbow (Conférences Audio/Video, Partage d'écran, Partage de documents, etc.).

  1. Sélectionnez un email dans votre boite de réception Outlook.
  2. Dans le bandeau supérieur d'Outlook, cliquez sur l'icône "Créer une Bulle"
  3. Une Bulle est automatiquement créée dans Rainbow. Il ne vous reste plus qu'à saisir vos messages et à les envoyer. La liste des participants se base sur les destinataires et les personnes en copies de l'email.

Note:
Les personnes dans l'email ne possédant pas encore de compte Rainbow, pourront tout de même accéder à votre Bulle en tant qu'Invité Rainbow.

Comment lancer un appel Téléphonique via l'Extension Outlook?

L'Extension Outlook vous permet de lancer un appel Téléphonique d'un seul clic vers l'émetteur d'un email ou un de vos contacts Outlook. La possibilité de lancer un appel Téléphonique nécessite l'association de votre compte Rainbow au PBX de votre Compagnie. Merci de contacter l'administrateur de votre Compagnie pour toute question à ce sujet.

Si le bouton lié aux appels Téléphoniques n'est pas disponible (grisé), aucun numéro de téléphone n'est disponible dans la fiche du contact Outlook ou votre compte Rainbow n'est pas lié au PBX de votre Compagnie.

  1. Sélectionnez un email dans votre boite de réception ou un de vos contact Outlook
  2. Dans le bandeau supérieur d'Outlook, cliquez sur l'icône "Appel Téléphonique"
  3. L'appel est lancé dans Rainbow. Vous pouvez ensuite utiliser l'ensemble des fonctions des appels Téléphoniques.

Comment organiser une réunion téléphonique via Outlook Add-in ?

L'extension Outlook vous permet d'organiser des réunions téléphoniques à partir de votre agenda et d'envoyer des invitations aux participants. Ces réunions téléphoniques peuvent ensuite être suivies dans Rainbow sous l'onglet “Réunions”.

  1. Sélectionnez un jour dans votre calendrier Outlook.
  2. Dans la bannière supérieure d'Outlook, cliquez sur l'icone "Nouvelle réunion"
  3. Décidez de l'heure et de la liste des participants à votre réunion. Écrivez l'objet et le corps de votre message comme vous le faites habituellement pour n'importe quelle invitation Outlook.
  4. Notez que le corps de votre message est pré-rempli avec toutes les informations nécessaires pour participer à la réunion. Vous pouvez encore personnaliser son contenu.
  5. Cliquez sur "Envoyer" pour valider vos changements et envoyer vos invitations.

Note:
Comme les invités n'ont pas encore de compte Rainbow, ils peuvent toujours accéder à votre réunion téléphonique comme Invité Rainbow.

  • rainbow/outlook/start.txt
  • Dernière modification: 2020/04/08 11:02
  • par adm