Guide détaillé Commportal Web Admin

ersion PDF : ici 

Définition

CommPortal Web Administrateur est un outil accessible via Internet sur l'adresse:

https://portail.metacentrex.fr/bg/

Pour y accéder, l’utilisateur doit rentrer son numéro de téléphone ainsi que son mot de passe EAS fourni par l’intégrateur au moment de l’installation. Le compte MetaCentrex doit avoir les droits administrateur activés. Cette interface lui permet de gérer l'ensemble de la téléphonie de l'entreprise : gestion de l'ensemble des lignes individuelles, des groupements d'appels, gestion des téléphones IP de l'entreprise, gestion des numéros abrégés, gestion des numéros courts, gestion des départements (multi-sites), journaux d'appels.

Portail Web Administrateur (CommPortal)

L'ensemble de de la téléphonie de l'entreprise est totalement administrable depuis votre portail administrateur.
Afin d'y accéder, utiliser votre navigateur internet et renseigner l’URL suivante:

https://portail.metacentrex.fr/bg/


Sur l’écran d’accueil, renseigner les identifiants communiqués par votre administrateur:

  • Numéro : votre numéro de ligne à 10 chiffres (votre SDA personnelle).
  • Mot de passe : votre mot de passe associé (en cas de perte, veuillez contacter votre administrateur).

Une fois la connexion établie, vous accédez à la gestion de la téléphonie de votre entreprise. Vous pouvez désormais gérer l'ensemble des lignes individuelles, des groupements d'appels, des téléphones IP de l'entreprise, des numéros abrégés, des numéros courts, des départements (multi-sites), des journaux d'appels.
Lorsque vous vous connectez à votre portail administrateur vous accédez en premier lieu à l'ensemble de vos lignes.

Lignes

 
La page des lignes présente toutes les lignes individuelles, les GAS (Groupement d'Appels Simple) et les lignes pilotes des GA (Groupement d'Appels) d'un département.
  • Une ligne de l'entreprise est une ligne individuelle dans une entreprise;
  • Un GAS est un numéro externe pouvant être utilisé pour accéder à des lignes multiples dans une entreprise, afin que toutes les lignes libres associées au GAS sonnent lorsque le numéro est composé;
  • Un groupement d'appels est un ensemble de lignes d’une entreprise (Membres du Groupement d'Appels) tel que les appels au groupe sont passés à une ligne non occupée dans le groupe de recherche, ou peuvent être mis en file d'attente si toutes les lignes sont occupées.

Cette page inclut les fonctions suivantes:

  • Sélectionner un département;
  • Trouver les lignes;
  • Déplacer les lignes entre les départements;
  • Configuration de ligne;
  • Visualiser les paramètres du Groupe;
  • Visualiser les paramètres individuels;
  • Réinitialiser la ligne;
  • Déverrouiller le compte;
  • Télécharger toutes les lignes;

Sélectionner un département

Servez-vous du champ Lignes du département pour sélectionner un département dont on montre les lignes.

 Un département définit une section de l'entreprise à laquelle des lignes et autres fonctions, telles que les GAS et numéros abrégés, peuvent être assignées. Des privilèges d'administrateur pour le département peuvent être assignés à une ligne particulière de l'entreprise sans lui donner accès à toute l'entreprise.

Si vous voulez ajouter un département, veuillez contacter OpenIP.

Trouver les lignes

Si vous avez peu de lignes dans votre entreprise ou département sélectionné, vous pouvez trouver une ligne en cherchant manuellement dans la liste des lignes.
Sinon, vous pouvez chercher la ligne qui vous intéresse en fonction du numéro de téléphone, du numéro de poste ou du nom. Entrer le numéro ou le nom que vous cherchez dans le champs de saisie Rechercher..., et la liste des lignes s'actualisera automatiquement pour ne plus montrer que les lignes correspondantes. Si vous le souhaitez, vous pouvez restreindre votre recherche à un champ donné à l'aide du menu déroulant à droite du champs de recherche.

 

Déplacer les lignes entre les départements

Pour déplacer les lignes entre les départements.

  • Sélectionner toutes les lignes à l'aide de la case à cocher supérieure ou sélectionner une ou plusieurs lignes à l'aide des cases à cocher individuelles. Les lignes pilotes de groupement d'appels ne peuvent être sélectionnées;
  • Sélectionner le département pour déplacer les lignes à l'aide du champ Déplacer la Sélection vers;
  • Cliquer sur Déplacer pour effectuer la modification.

 

Configuration de ligne

Chaque ligne du tableau affiche ce qui suit pour chaque ligne individuelle, GAS ou ligne pilote de GA:

  • Numéro de téléphone;
  • Extension;
  • Nom: Ceci indique si c’est une ligne individuelle, un GAS ou une ligne pilote de GA, et également si c’est la ligne d’un administrateur;
  • Département, si toutes les lignes de l'entreprise sont visibles;
  • Actions: Actionnez la touche ▼avec les opFons suivantes.
    • Visualiser les paramètres du groupe (uniquement pour les GAS et les lignes pilotes des GA);
    • Visualiser les paramètres individuels;
    • Réinitialiser la ligne;
    • Déverrouiller le compte.

Visualiser les paramètres du Groupe

Pour visualiser la configuration d’un GAS (pour un GAS) ou la configuration d’un GA (pour une ligne pilote d’un GA), cliquez la touche Actions ▼ sur la ligne correspondante et sélecFonnez "Voir les Paramètres du Groupe".
Visualiser les paramètres individuels (nouvelle fenêtre CommPortal Utilisateur sans authentification).

Pour voir la configuration de la gestion des appels pour une ligne individuelle, un GAS ou une ligne pilote de GA, cliquez la touche Actions ▼ sur la ligne correspondante et sélecFonnez "Voir les Paramètres Individuels".

Réinitialiser la ligne

Pour réinitialiser la ligne, cliquez la touche Actions ▼ sur la ligne correspondante et sélecFonnez "Réinitialiser la ligne". Une fenêtre contextuelle apparaît alors avec les options suivantes:

  • Numéro de téléphone: Ceci n’est pas modifiable;
  • Nouveau nom de compte: Le serveur peut rejeter certains caractères spéciaux et des noms qui sont trop longs ou trop courts;
  • Nom d'appel locale*: Attribut le nom d'appel local au nouveau compte. Si cette option n'est pas sélectionnée, le nom d'appel local ne sera pas paramétré. Cela fonctionnera seulement si le Rapport de Nom d'Appel est configuré pour la ligne sélectionnée;
  • Supprimer des groupes*: Supprimer les numéros de tous les groupes (GAS, GA et GI).<br

* Disponible uniquement pour les abonnés de CFS.
Après avoir rempli le formulaire, veuillez appuyer sur Appliquer. Appuyer sur Confirmer sur la page de confirmation, si vous êtes sûr que vous voulez réinitialiser la ligne sélectionnée.

Important: La réinitialisation d'un compte implique la perte définitive de tous ses paramètres. Veuillez faire attention lorsque vous effectuez cette opération.

Après avoir réinitialisé le compte avec succès, une autre fenêtre contextuelle affichera les coordonnées du nouvel utilisateur, qui peuvent être les informations suivantes:

  • Numéro de Téléphone: Le numéro formaté peut également être utilisé pour vous connecter à l’interface Web de CommPortal;
  • Nom du Compte;
  • Mot de Passe du Compte, si la ligne est un abonné EAS;
  • PIN de la Messagerie Vocale, si la ligne est un abonné EAS;
  • PIN du Service d'Appel, si la ligne est un abonné CFS;

Les coordonnées de cet utilisateur seront présélectionnées et peuvent être aisément copiées et collées si nécessaire. Le nom du compte, le mot de passe et le PIN peuvent être modifiés après coup dans la page Paramètres, via la fonction "Visualiser les paramètres individuels".

Déverrouiller le compte

Pour déverrouiller un compte, appuyez sur la touche Action ▼ sur la ligne correspondante, puis sélectionnez "Déverrouiller le compte". Si le compte n'était pas préalablement verrouillé, rien ne se passe.

Télécharger toutes les Lignes

Pour télécharger l'information pour toutes les lignes de l'entreprise, cliquez sur Télécharger toutes Lignes. L'information sera téléchargée vers un fichier CSV et contiendra, pour chaque ligne:

  • Nom du département;
  • Nom;
  • Numéro d'annuaire.

Note: Veuillez noter que vos modifications peuvent prendre jusqu'à quinze minutes pour être appliquées à tout le système.

Téléphones

 

La page Téléphones vous permet de gérer les téléphones de l'entreprise et de les assigner aux lignes de groupe d'appel.

Un profil téléphone est un ensemble de configurations pour un téléphone physique. Les profils téléphone peuvent exister à différents niveaux:

  • Globalement;
  • Pour une entreprise;
  • Pour un département;
  • Pour une ligne de l'entreprise.

Là où les profils téléphone multiples s'appliquent à un téléphone physique, ils s'appliquent dans l'ordre ci-dessus de sorte que, par exemple, tout paramétrage du profil téléphone de département remplace le paramétrage du profil téléphone global.

Cette page inclut les fonctions suivantes:

  • Sélectionner un département;
  • Trouver les téléphones;
  • Gérer les profils téléphone;
  • Configuration de téléphones;
  • Assigner un téléphone à un département;
  • Assigner un téléphone à une ligne de groupe d'appel;
  • Changer les informations du téléphone.

Sélectionner un département

Utiliser le champ Téléphones du département pour sélectionner le département dont on affiche les téléphones.

 

Un département définit une section de l'entreprise à laquelle des lignes et autres fonctions, telles que les GAS et numéros abrégés, peuvent être assignées. Des privilèges d'administrateur pour le département peuvent être assignés à une ligne particulière de l'entreprise sans lui donner accès à toute l'entreprise.

Si vous voulez ajouter un département, veuillez contacter OpenIP.

Trouver les lignes

Si vous avez peu de téléphones dans votre entreprise ou dans le département sélectionné, vous pouvez trouver un téléphone en cherchant manuellement dans la liste des téléphones.

Sinon, vous pouvez rechercher le téléphone qui vous intéresse par l'adresse MAC, la description ou le numéro de téléphone. Entrer l'adresse MAC, la description ou le numéro que vous cherchez dans le champs de saisie Rechercher..., et la liste des téléphones s'actualisera automatiquement pour ne plus afficher que les téléphones correspondants. Si vous le souhaitez, vous pouvez restreindre votre recherche à un champ donné à l'aide du menu déroulant à droite du champs de recherche.

 

Gérer les profils téléphone

Cliquer sur le lien gérer vos profils téléphone pour gérer vos profils téléphone de tous les téléphones de l'entreprise.

Configuration de téléphones

Chaque ligne de tableau affiche ce qui suit pour les téléphones.

  • Modèle. Une image du téléphone;
  • Adresse MAC. L'adresse qui identifie de façon unique le téléphone physique;
  • Description. Une description du téléphone;
  • Assigné à. Le numéro de téléphone ou département auquel le téléphone est assigné. De multiples téléphones peuvent être assignés au même numéro de téléphone ou département;
  • Département, si tous les téléphones de l'entreprise sont affichés;
  • Cliquer sur l'icone bleu avec la flèche verte pour gérer et configurer le profil pour ce téléphone.

Assigner un téléphone à un département

Pour assigner un téléphone à un nouveau département:

  • Sélectionner tous les téléphones en cochant la case supérieure ou sélectionner un ou plusieurs téléphone en cochant individuellement;
  • Sélectionner le département vers lequel déplacer les téléphones à l'aide du champ;
  • Sélectionner le département;
  • Cliquer sur Assigner au département pour effectuer la modification.

Assigner un téléphone à une ligne de l'entreprise

Pour assigner un téléphone à une ligne de l'entreprise:

  • Sélectionner tous les téléphones en cochant la case supérieure ou sélectionner un ou plusieurs téléphone en cochant individuellement;
  • Entrer le numéro de téléphone de la ligne de l'entreprise auquel assigner les téléphones à l'aide du champ Entrer numéro....
  • Cliquer sur Assigner à la ligne pour faire la modification.

Changer les informations du téléphone

Pour changer les renseignements d'un téléphone, cliquer sur la ligne appropriée du tableau, changer les paramètres et cliquer sur Appliquer ou Annuler.

Vous pouvez changer les paramètres suivants:

  • Description;
  • Modules d'extension. Ce sont des extensions au téléphone qui offre des touches supplémentaires;
  • Si le téléphone est assigné à une ligne ou non, et le numéro de téléphone de la ligne le cas échéant.

Si vous souhaitez supprimer complètement l'affectation d'un téléphone à une ligne, décocher simplement la case du champ Assigné à ligne?

Groupement d'Appels

 

La page des GA (Groupement d'Appels) affiche tous les groupements d'appels d'un département.

Un groupement d'appels est un ensemble de lignes d’une entreprise (Membres du Groupement d'Appels) tel que les appels au groupe sont passés à une ligne non occupée dans le groupe de recherche, ou peuvent être mis en file d'attente si toutes les lignes sont occupées.

Cette page inclut les fonctions suivantes:

  • Sélectionner un département;
  • Déplacer les groupement d'appels entre les départements;
  • Configuration du GA;
  • Voir les paramètres du GA.

 

Sélectionner un département

Utiliser le champ Groupement d'appels du département pour sélectionner le département dont on montre le groupement d'appels.

Un département définit une section de l'entreprise à laquelle des lignes et autres fonctions, telles que les GAS et numéros abrégés, peuvent être assignées. Des privilèges d'administrateur pour le département peuvent être assignés à une ligne particulière de l'entreprise sans lui donner accès à toute l'entreprise.

Si vous voulez ajouter un département, veuillez contacter votre fournisseur de service.

Déplacer les groupement d'appels entre les départements

Pour déplacer les groupement d'appels entre les départements:

  • Sélectionner tous les groupement d'appels à l'aide de la case à cocher supérieure, ou sélectionner un ou plusieurs groupement d'appels à l'aide des cases à cocher individuelles;
  • Sélectionner le département dans lequel déplacer les groupement d'appels à l'aide du champ;
  • Déplacer la Sélection vers;
  • Cliquer sur Déplacer pour effectuer la modification.

Configuration du GA

Chaque ligne du tableau affiche ce qui suit pour chaque GA:

  • Numéro de téléphone;
  • Nombre de lignes du GA;
  • Voir les paramètres du GA "l'icone bleu avec la flèche verte".

Voir les paramètres du GA

Pour visualiser les paramètres du GA, cliquer sur "l'icone bleu avec la flèche verte".

Détail d'un Groupement d'Appels

La page de détail d'un Groupement d'Appels est accessible après avoir cliquer sur l'icône "l'icone bleu avec la flèche verte" dans la liste des Groupements d'Appels.

 

La page détail d'un groupement d'appels montre toutes les lignes et paramètres pour un groupement d'appels simple.

Un groupement d'appels est un ensemble de lignes d’une entreprise (Membres du Groupement d'Appels) tel que les appels au groupe sont passés à une ligne non occupée dans le groupe de recherche, ou peuvent être mis en file d'attente si toutes les lignes sont occupées.

Les onglets suivants montrent la configuration du GA:

  • Pilotes de groupement d'appels;
  • Lignes du groupmente d'appels;
  • Paramètres - Préférences;
  • Paramètres - Paramètres de recherche.

Pilotes de groupement d'appels

Cette page affiche les lignes pilotes de groupe d'appels pour le groupement d'appels.

 

Vous pouvez assigner, au choix, un ou plusieurs numéros d'annuaires pilotes de groupement d'appels au groupe de recherche. Ils fournissent un numéro contact pour le groupe au complet qui prendra toujours une ligne libre plutôt que d'être associé à une ligne spécifique dans un groupe de recherche. Ceci pourrait être utile par exemple si vous utilisez un GA en guise de centre d'appel et que vous voulez fournir un numéro d'appel au public. De plus, les appels qui sont composés directement à un numéro dans le groupe de recherche peuvent être renvoyés vers une ligne non occupée du groupe de recherche si le numéro appelé est occupé ou, si vous préférez, peut être traité comme occupé. Les appels d'intercommunication ne sont jamais recherchés.

Chaque ligne du tableau montre ce qui suit pour chaque ligne pilote du GA:

  • Numéro de téléphone de la ligne;
  • Numéro d'extension de la ligne;
  • Nom de la ligne;
  • Pour visualiser les paramètres de la gestion des appels pour la ligne, cliquer sur "l'icône bleu avec la flèche verte".

Lignes du groupement d'appels

Cette page affiche les lignes de groupe d'appels dans le groupement d'appels. Elle consiste en les fonctions suivantes.

  • Configuration des lignes groupement d'appels;
  • Ajouter une ligne;
  • Retirer une ligne;
  • Modifier les positions.

 

Configuration des lignes groupement d'appels

Chaque ligne de tableau montre ce qui suit pour chaque ligne dans le groupement d'appels:

  • Position. Un algorithme de recherche sélectionne les lignes non occupées où passer les appels entrants. L'ordre dans lequel les lignes sont sélectionnées par cet algorithme peut être modifié.
  • Numéro de téléphone de la ligne.
  • Numéro d'extension de la ligne.
  • Une icône indiquant si la ligne est connectée "flèche verte" ou déconnectée "flèche rouge". Les utilisateurs qui veulent temporairement se retirer du groupement d'appels peuvent se connecter et se déconnecter du groupe de recherche au besoin, s'ils ont été configurés pour ce faire.
  • Nom de la ligne.
  • Le département dans lequel se trouve la ligne.
  • Pour visualiser les paramètres de la gestion des appels pour la ligne, cliquer sur "l'icône bleu avec la flèche verte".

Ajouter une ligne

Pour ajouter une ligne au groupement d'appels:

  • Cliquer sur Ajouter des lignes;
  • Une liste de toutes les lignes de l'entreprise qui ne sont pas encore dans un groupement d'appels apparaît;
  • Sélectionner toutes les lignes à l'aide de la case à cocher supérieure ou sélectionner une ou plusieurs lignes à l'aide des cases à cocher individuelles;
  • Cliquer sur Ajouter la sélection.

Sinon, entrer un numéro de ligne simple dans le champ Ajouter une ligne simple et cliquer sur Ajouter.

Retirer une ligne

Pour retirer une ligne du groupement d'appels:

  • Sélectionner toutes les lignes à l'aide de la case à cocher supérieure ou sélectionner une ou plusieurs lignes à l'aide des cases à cocher individuelles;
  • Cliquer sur Retirer la sélection.

Modifier les positions

Pour modifier les positions des lignes dans le groupement d'appels.

  • Cliquer sur Modifier les positions;
  • Une liste de toutes les lignes dans le groupement d'appels affichée;
  • Cliquer sur "la flèche grise vers le haut" pour déplacer une ligne vers le haut dans la liste. Cliquer sur "la flèche grise vers le bas" pour déplacer une ligne vers le bas dans la liste;
  • Cliquer sur Appliquer pour faire la modification.

Paramètres - Préférences

Pour modifier le nom du groupement d'appels:

  • Entrer le nouveau nom du groupement d'appels dans le champ;
  • Cliquer sur Appliquer pour faire la modification.

Paramètres - Paramètres de recherche

Cette page affiche les paramètres pour le groupement d'appels.

 
  • Algorithme de distribution des appels ceci peut être unique;
    • Linéaire. Si un numéro pilote est appelé, la recherche commence avec la première ligne groupement d'appels et continue à travers la liste jusqu'à ce qu'une ligne non occupée soit trouvée. Si une ligne groupement d'appels occupée est composée directement, et l'option Recherche sur appels directement composés est réglé à vrai, la recherche démarre avec la ligne groupement d'appels après le numéro composé et continue à la fin de la liste jusqu'à ce qu'une ligne non occupée soit trouvée. Ceci ne recommence pas du début de la liste;
    • Circulaire. Si un numéro pilote est appelé, c'est semblable à linéaire. Si une ligne groupement d'appels occupée est appelée, c'est pareil à linéaire sauf que dès que la fin de la liste est atteinte, la recherche continue du début de la liste jusqu'à ce qu'une liste non occupée soit trouvée;
    • Uniforme (Round Robin). Si un numéro pilote est appelé, la recherche démarre avec le premier numéro après la ligne sélectionnée pas la recherche précédente. Lorsque la fin de la liste est atteinte, la recherche continue depuis le début de la liste jusqu'à atteindre le numéro par lequel elle a démarré. Si une ligne groupement d'appels occupée est composée directement, et recherche sur appels directement composés est réglé à vrai, c'est semblable à la recherche circulaire;
    • Uniforme (La moins active). Si un numéro pilote est appelé, ou une ligne groupement d'appels occupée est directement composé et recherche sur appels directement composés est réglé à vrai, la recherche démarre avec la ligne groupement d'appels qui est restée inactive le plus longtemps. Le temps mort pour une ligne est calculé en utilisant le temps final de tous appels entrants vers, ou sortants de, la ligne et pas seulement ce qui découle de la recherche. Lorsqu'une ligne groupement d'appels désactive le service téléphonique ne pas déranger, son temps mort est reinitialisé à zéro;
  • Longueur maximale de file d'attente. Le nombre maximum d'appels qui peuvent être mis en file d'attente à un moment donné;
  • La durée maximum en secondes pendant laquelle les appels sont mis en attente;
  • La recherche est-elle appliquée aux lignes appelées directement ? Précise si les appels externes directement à une ligne GA reçoivent un traitement de Recherche de ligne si la ligne est occupée. (Les appels d'intercommunication, et les appels externes faits directement à une ligne à Bifurcation d'Appel POS, ne reçoivent pas un traitement de recherche de ligne indépendamment du paramètre de ce champ.);
  • L'information du pilote est-il délivré comme identification de l'appelant? Indiquer si le pilote qui a été appelé devrait être livré comme l'identification de l'appelant. Ceci peut être utilisé afin que, par exemple, une assistance recevant des appels peut savoir si le nombre «de permanence» ou «comptes d’enquêtes «ont été appelés.

Numéros abrégés

La page des numéros abrégés affiche tous les numéros abrégés actuellement disponibles dans un département.

Un numéro abrégé est un code spécifique à l’entreprise qui représente un numéro externe d'annuaire ou un autre code pouvant être composé dans l'entreprise (par exemple un indicatif d'accès au service téléphonique).

Cette page inclut les fonctions suivantes:

  • Sélectionner un département;
  • Configuration de numéros abrégés;
  • Ajouter un numéro abrégé;
  • Ajouter une plage de numéros abrégés;
  • Retirer un numéro abrégé ou plage de numéros abrégés;
  • Modifier un numéro abrégé.
  • Déplacer les numéros abrégés entre les départements.

Sélectionner un département

Utiliser le champ numéros abrégés du département pour sélectionner le département dont on montre les numéros abrégés.

 

Un département définit une section de l'entreprise à laquelle des lignes et autres fonctions, telles que les GAS et numéros abrégés, peuvent être assignées. Des privilèges d'administrateur pour le département peuvent être assignés à une ligne particulière de l'entreprise sans lui donner accès à toute l'entreprise.

Si vous voulez ajouter un département, veuillez contacter OpenIP.

Configuration de numéros abrégés

Chaque ligne du tableau affiche ce qui suit pour chaque Numéro Abrégé:

  • Le Numéro Abrégé. C'est soit un numéro simple soit une plage de numéros;
  • Le Numéro de téléphone ou numéro spécial;
    • Les numéros courts correspondants à des numéros de téléphone ou des numéros spéciaux (notez que ce champ peut être vide si non configuré). Les numéros spéciaux sont composés de suite de numéros, et peuvent commencer par * ou #;
    • Pour une plage donnée, la plage des numéros de téléphone est affichée.

Ajouter un numéro abrégé

Pour ajouter un numéro abrégé au département.

  • Cliquer sur Ajouter;
  • Entrer un nouveau numéro Abrégé;
  • Entrer un numéro de téléphone ou un numéro spécial associé au numéro court. Cette étape est optionnelle;
  • Cliquer sur Ajouter.

Ajouter une plage de numéros abrégés

Pour ajouter une plage de numéros abrégés au département:

  • Cliquer sur Ajouter une plage;
  • Entrez le premier et le dernier numéro abrégé;
  • Entrer le premier numéro de téléphone auquel la plage correspond. Cette étape est facultative;
  • Cliquer sur Ajouter.

Retirer un numéro abrégé ou plage de numéros abrégés

Pour retirer un numéro abrégé ou une plage de numéros abrégés:

  • Sélectionner tous les numéros abrégés ou plages de numéros abrégés en cochant la case supérieure ou bien un ou plusieurs numéros abrégés ou plages de numéro en cochant les cases individuellement;
  • Cliquer sur Supprimer pour effectuer la suppression.

Modifier un numéro abrégé

Pour modifier un numéro abrégé:

  • Cliquer sur l'entrée dans le tableau;
  • Modifier le numéro abrégé ou la plage de numéros abrégés;
  • Modifier le numéro de téléphone du numéro spécial;
  • Cliquer sur Sauvegarder pour faire la modification.

Déplacer les numéros abrégés entre les départements

Pour déplacer les numéros abrégés entre les départements:
Sélectionner tous les numéros abrégés à l'aide de la case à cocher supérieure ou sélectionner un ou plusieurs numéros abrégés à l'aide des cases à cocher individuelles;
Sélectionner le département vers lequel déplacer les numéros abrégés à l'aide du champ déplacer la sélection vers;
Cliquer sur Déplacer pour effectuer la modification.

Extensions

La page extensions affiche toutes les extensions disponibles actuellement dans une entreprise.

Une extension permet à vos utilisateurs de composer rapidement un autre numéro dans l'entreprise sans avoir à composer le numéro de téléphone en entier.

De plus, pour appeler ou transférer directement vers la boîte vocale, composer #1 suivi de l'extension.

Cette page inclut les fonctions suivantes:

  • Configuration des Extensions;
  • Ajouter une Extension;
  • Ajouter une plage d'Extension;
  • Retirer une extension ou une plage d'extensions.

Configuration des extensions

Chaque ligne du tableau affiche ce qui suit pour chaque Extension ou Plage d'Extension:

  • Extension. C'est soit un code simple ou une plage de codes;
  • Numéro de téléphone. C’est le numéro de téléphone auquel l'extension correspond. Pour une plage c'est la plage des numéros de téléphone auxquels la plage d'extension correspond.

Ajouter une Extension

Pour ajouter une extension à l'entreprise:

  • Cliquer sur Ajouter;
  • Entrer une nouvelle extension;
  • Entrer un numéro de téléphone auquel l'Extension correspond;
  • Cliquer sur Ajouter.

Ajouter une plage d'Extensions

Pour ajouter une plage d'extension dans l'entreprise:

  • Cliquer sur Ajouter une plage;
  • Entrer la première et la dernière extension;
  • Entrer le premier numéro de téléphone auquel la plage correspond;
  • Cliquer sur Ajouter.

Retirer une Extension ou une plage d'Extensions

Pour retirer une Extension ou une plage d'Extensions:

  • Sélectionner toutes les extensions ou les plages d'extensions en cochant la case supérieure, ou sélectionner une ou plusieurs extensions ou plages d'extension en cochant les cases individuellement;
  • Cliquer sur Retirer la sélection pour faire la modification.

Note: Veuillez noter que vos modifications peuvent prendre jusqu'à quinze minutes pour être appliquées à tout le système.

Journaux d'appels

 

La page des journaux d'appels vous permet de télécharger un rapport de tous les appels émis depuis, ou reçus sur les lignes de votre entreprise.

Pour télécharger le rapport:

  • Sélectionner la date de début, soit en cliquant sur "l'icône calendrier" et en choisissant à partir du calendrier, ou en saisissant dans les champs du mois, du jour et de l'année;
  • Au choix, sélectionner la date de fin de la même manière - si aucune date de fin n'est spécifiée, tous les appels jusqu'au moment présent sont inclus;
  • Au choix, restreindre les appels vers un département spécifique et ceux de ses sous-départements en le choisissant à partir du sélecteur de département;
  • Cliquer sur Télécharger;
  • Attendre pendant le téléchargement des rapports - certains sont de grandes tailles et prennent du temps à télécharger;
  • Choisir où sauvegarder le rapport.

Dès que vous avez téléchargé le rapport, vous pouvez l'ouvrir dans un tableur tel que Microsoft.

Excel. Le rapport comprend les champs suivants:

  • La date et l'heure de l'appel;
  • Le fait que l'appel s'est passé entre deux lignes de votre entreprise, d'une ligne extérieure vers une ligne de votre entreprise ou d'une ligne de votre entreprise vers une ligne extérieure;
  • Le numéro appelant, ses extensions et son département, le cas échéant;
  • Le numéro appelé, ses extensions et son département, le cas échéant;
  • Le fait que l'appel a été répondu ou non;
  • La durée de l'appel;
  • La durée de l'attente de l'appelant avant que l'appel ne soit pris;
  • Tous compte de facturation et code de réseau ayant été composés pour faire l'appel.

Notez que si vous filtrez par département et que votre département a récemment changé de nom, vous ne verrez que les appels ayant été passés depuis le changement de nom. 

 

Musique d'attente

La page musique d'attente permet de gérer tous les fonds musicaux à associer à un ou plusieurs numéros.

L'onglet Associations permet d'associer à un numéro donné, un fond musical préalablement télécharger sur le serveur de voix via l'onglet Ressource.

Dans l'image ci-dessous, vous constaterez que le fond musical nommé "Attente_ACD" a été associé au numéro 0184787880.

Vous ne pouvez effectuer que 5 associations maximales.

Lorsqu'un numéro n'apparait pas dans la liste déroulante des numéros d'annuaire, vérifiez que vous êtes bien dans le département concerné par le numéro. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bon département. 

Pour ajouter un fond musical dans la liste de musique d'attente associable, allez sur l'onglet ressources

Ecrivez l'ID et donnez une description au fichier que vous allez uploader. Ensuite, cliquez sur "Choisissez un fichier" pour uploader le fichier. Enfin, cliquez sur "Ajouter" pour l'ajouter dans les ressources disponibles. 

Attention

Vous ne pouvez uploader que 10 fichiers maximum. La taille de ces fichiers ne doivent pas dépasser 10Mb.

Le format supporté est 16-bit PCM WAV (16-bit, PCM, mono, 16Khz).

Sous linux, voici une astuce pour convertir tout format d'audio en 16-bit PCM WAV (16-bit, PCM, mono, 16Khz) :

              ffmpeg -i FICHIER_SOURCE -acodec pcm_s16le -ac 1 -ar 16000 FICHIER_DEST.wav