Description des fonctionnalités Metacentrex

Offre MetaCentrex :

MetaCentrex est une offre de Communication unifiée qui permet de fournir à une entreprise les fonctionnalités standards de gestion des appels (prédécroché, groupement d’appels, serveur vocal interactif, etc.), des services avancés de ommunication (Téléphonie, présence, messagerie instantanée, Visio, etc.) et des applications de convergence (Softphones, synchronisation Outlook, synchronisation CRM, etc.).

Les principales interfaces de MetaCentrex

Commportal Web :

Il s’agit d’un outil accessible via Internet sur portail.metacentrex.fr. Pour y accéder, l’utilisateur doit rentrer son numéro de téléphone ainsi que son mot de passe EAS fourni par l’intégrateur au moment de l’installation. Cette interface lui permet de gérer sa téléphonie : journal d’appels, messagerie visuelle, import de contacts, présence et téléchargement d’application (Accession et Commportal). 

Commportal :

Il s’agit d’un logiciel qui s’installe sur un PC. Il se télécharge à partir du CommportalWeb. En plus des fonctionnalités du Commportal Web, il permet de synchroniser l’ensemble des contacts Outlook, de disposer d’une barre de lancement l’appel, de faire apparaitre une fiche contact lors d’un appel ou encore de bénéficier du click2call.

 

Accession :

Il s’agit d’un Softphone disponible sur PC, MAC et Smartphones (Android et iOS). Il permet de téléphoner, de consulter la messagerie vocale, d’utiliser la messagerie instantanée, etc.

Poste IP :

Il s’agit du téléphone de l’utilisateur. Pour accéder aux fonctionnalités de la solution et bénéficier de la mise en service automatique, le poste IP doit être une référence validée par OpenIP avec son offre MetaCentrex.

Les services et les licences de l'offre MetaCentrex :

Licence SDA simple MetaCentrex

Avec cette licence, l’utilisateur dispose d’un numéro de téléphone et des services essentiels de téléphonie (renvoi d’appel, présentation du nom et du numéro, mise en attente, conférence à 3, import de contacts, messagerie visuelle, etc.). Il accède également au Commportal Web pour administrer ses services.

Licence SDA Full MetaCentrex

Cette licence inclut tous les services de la licence SDA simple et donne accès à Commportal et aux Softphones Accession. Ainsi l’utilisateur dispose des services suivants :

  • Softphones pour PC, Mac, Tablette et Smartphone;
  • Messagerie instantanée / Chat;
  • Messagerie vidéo;
  • Synchro Outlook et click to call;
  • Synchro CRM.

Licence SDA Full MetaCentrex avec présence avancée

Cette licence inclut tous les services de la licence SDA Full. Elle permet en plus de définir plus finement les informations de présence de l’utilisateur en fonction des jours de la semaine ou de créneaux horaires. Cette licence est obligatoire pour pouvoir disposer d’un prédécroché.

SVI standard

Ce service permet de disposer d’un SVI dont le paramétrage peut varier en fonction d’une plage horaire ou du jour de la semaine.

Groupement externe

Il s’agit d’un numéro qui n’appartient à aucun utilisateur et qui est utilisé pour faire sonner plusieurs téléphones en même temps. L’administrateur a la possibilité de paramétrer des règles fines de traitement des appels (file d’a ttente, débordement, musiques personnalisables, etc.).

Fax Entreprise

Il s’agit d’un numéro qui permet de recevoir des fax sur une adresse email (qui peut être une liste de diffusion avec plusieurs destinataires). En plus du numéro utilisé pour recevoir le fax, un numéro supplémentaire en 09 est attribué af in de servir d’identifiant pour se connecter à Commportal Web.

Option Fax2mail

Il s’agit d’une option d’une SDA simple ou Full qui permet à l’utilisateur de disposer d’un second numéro afin de recevoir des fax sur son email.

Liste des services disponibles dans chaque licence

 

Description des services inclus dans la SDA simple

Les services

Ligne téléphonique SIP

Numéro de téléphone permettant à un utilisateur de passer des appels et d’en recevoir. Configurable sur un Softphone ou un téléphone IP.

Renvoi d’appel

Renvois d’appels programmables depuis la messagerie vocale : inconditionnel, sur occupation et sur non réponse.

Renvoi d’appel sélectif

Sélection d’une liste de numéros pour lesquels un transfert inconditionnel sera effectué. Tout appel provenant d’un des numéros définis dans cette liste sera transféré vers un (et un seul) numéro. Paramétrable à partir du téléphone IP ou dans CommPortal Web.

Présentation du numéro et du nom

Présentation du numéro et du nom (selon les capacités du téléphone IP).

Interface Utilisateur DTMF

Activation ou désactivation des fonctionnalités d'appels comme la présentation d'un numéro ou l'activation d'un renvoi en utilisant un code DTMF + étoile depuis son poste IP.

Fonction appel préconfiguré

Appel automatique d'un numéro préconfiguré dès le décrochage du poste IP.

Numéros abrégés

Numéro court, qui composé depuis n’importe quel téléphone de l’entreprise, appelle un numéro long défini par l’administrateur. Par exemple, quand un employé compose le 1234, le téléphone compose automatique le numéro de l’agence de voyage de l’entreprise.

Numéro court

Numérotation interne permettant de joindre un collaborateur en numérotant les 3 derniers ou 4 derniers chiffres de son numéro. La numérotation interne est utilisable depuis un poste IP ou Accession. L’administrateur définit la numérotation de son choix depuis le portail d’administration.

Rappel automatique

Rappel du dernier appel entrant ou dernier appel sortant n’ayant pas abouti suite à un signal d’occupation. Le MetaCentrex vérifie la disponibilité des 2 lignes et quand les 2 sont libres, il établit l’appel de manière automatique, le téléphone de l’utilisateur et celui du correspondant sonnent en même temps.

Compte de facturation

Paramétrage de codes permettant d’identifier les conversations en vue de les refacturer (Exemple d’usage : cabinet d’avocats refacturant le temps sur chaque dossier).

Musique d’attente

Musique d'attente (personnalisable par site, groupe d’utilisateurs ou individuellement).

Mise en attente, transfert d’appel et conférence à 3

Mise en attente, transfert d’appels, conférence à plusieurs (le nombre de correspondants dans la conférence dépend du nombre de communications simultanées autorisé pour l'utilisateur : 2 pour un double appel, 3 pour un triple appel…). Ces fonctionnalités sont disponibles depuis le poste IP ou Accession.

Groupe de prise d’appels

Un groupe de prise d'appel est défini au niveau de l'interface administrateur. Chaque membre de ce groupe peut intercepter un appel à destination d'un autre membre du groupe sans superviser la ligne en question sur son poste IP. Il compose simplement un code étoile (*11) pour intercepter l'appel. S'il y a plusieurs appels entrants en même temps, la manipulation décrochera l’appel qui sonne depuis le plus longtemps.

Provisionning (configuration et mise en service) automatique des postes

Configuration automatique du poste de l’utilisateur une fois déclarée chez OpenIP.

Mise en garde / reprise

Mise en attente d’un appel, après l’avoir décroché, afin de permettre à n’importe quelle personne de l’entreprise de récupérer l’appel depuis un autre poste. Cette fonctionnalité marche pour les appels entrants ou sortants. L’action de mise en garde et reprise de l’appel peut être faite soit à l’aide d’un raccourci sur le téléphone IP (si la fonctionnalité est supportée par le poste) soit à l’aide d’un code étoile. Les appels non décrochés et les appels d’urgence ne peuvent être mis en garde.

Mode interphone

Un appel en mode interphone déclenche le haut-parleur de l'appelé sans manipulation (l’appel est accepté automatiquement).

Applications XML

Accès depuis un poste IP aux fonctionnalités de communications unifiées (Annuaire, journal d’appels et messagerie). Cette fonctionnalité dépend du poste IP utilisé.

Messagerie vocale multimédia (poste IP, accès distant, email, Commportal et Accession)

Messagerie vocale disponible en appelant un numéro court depuis un poste IP de l'entreprise (*318) ou depuis n'importe quel téléphone en composant le numéro long de sa ligne, puis en composant * en arrivant sur la messagerie vocale (Code PIN EAS nécessaire). Les messages vocaux peuvent être envoyés par email à l’utilisateur. La messagerie vocale est également consultable depuis Accession ou Commportal.

Supervision de lignes

Visualiser le statut de la ligne de collaborateurs (libre, appel entrant ou occupé). Cette fonctionnalité, uniquement disponible depuis un poste IP équipé de touches programmables, permet d'intercepter un appel entrant d'une ligne supervisée en appuyant sur la touche supervisant la ligne.

Interception d’appel

Interception de l'appel d'un collaborateur en composant * 12+ numéro court. Cette fonctionnalité est particulièrement utile depuis un DECT qui traditionnellement n'est pas muni de touches programmables pouvant être exploitées pour des besoins de supervision.

Annuaire Commportal Web

Import de contacts via un fichier csv et personnalisation de l’annuaire unique.

Messagerie visuelle

Visualisation des messages audio, vidéo et fax dans CommPortal Web.

Description des services inclus dans les licences SDA Full

Les services

Messagerie vidéo

Enregistrement d’un message vidéo sur la messagerie vocale. Seul un collaborateur utilisant Accession aura la possibilité de laisser un message vidéo.

Annuaire Commportal

Annuaire unique publié dans le cloud à partir d'une synchro LDAP, un import ou une synchronisation de l’annuaire Outlook. La synchro Outlook nécessite le logiciel CommPortal. Cet annuaire unique est ensuite disponible depuis Accession (mobile ou desktop), Commportal, Commportal Assistant et le téléphone IP.

Click to call

Lancement d’un appel d'un simple clic depuis l'annuaire Outlook, le Softphone Accession ou Commportal. L'appel peut être lancé depuis l'annuaire, le journal d'appels ou la messagerie vocale.

Softphone Accession

Accession est une application téléchargeable dans Google Play Store et App Store. Cet outil peut être également téléchargé sur un ordinateur (Mac ou Windows) depuis Commportal Web. Accession permet de téléphoner, d’accéder à l’annuaire unique, de consulter la messagerie visuelle, d’appeler les collaborateurs en visio ou de leurs envoyer un message instantané. Grâce à Accession, il est possible de basculer un appel d'un terminal à un autre (Exemple : bascule de l’appel d’un PC vers un Smartphone sans coupure).

Synchronisation CRM

Sur un PC ou un MAC, Accession peut être intégré à un CRM en ligne (Exemples : Salesforce, SugarCRM, VTiger, etc.) Lorsque l'utilisateur reçoit un appel, Accession recherche le numéro de l’appelant dans le CRM et affiche la fiche contact correspondante. L'utilisateur a le choix entre deux comportements, afficher la fiche automatiquement lors de la réception de l'appel ou afficher la fiche sur simple clic.

Présence simplifiée

Gestion des appels entrants selon 3 statuts aux choix : Disponible, ne pas déranger (renvoi vers le répondeur sans faire sonner le téléphone) ou transfert immédiat vers un numéro tiers. L'utilisateur peut définir un comportement d’appel particulier pour ses contacts VIP, ses contacts indésirables, les situations d’occupation et de non réponse.

Description des services inclus uniquement dans les licences SDA Full avec présence avancée

Les services

Présence avancée

Présence définie selon un calendrier. Par exemple, le lundi, le statut de l’utilisateur est défini comme disponible de 9h à 12h puis en transfert immédiat vers son assistante jusqu'à 14h et indisponible pendant l'après-midi. La présence avancée est nécessaire si un pré-décoché est demandé. Elle permet également de définir plusieurs numéros à faire sonner simultanément ou l'un après l'autre. Par exemple, faire sonner le téléphone fixe pendant 3 sonneries puis faire sonner le mobile pendant 3 sonneries, puis faire sonner le téléphone de la maison pendant 2 sonneries, etc.

Pré-décroché

Service permettant de ne pas faire entendre à l’appelant un train de sonnerie mais une musique préalablement enregistrée.