Guide détaillé Commportal Web

Définition

CommPortal Web est un outil accessible via Internet sur l'adresse

https://portail.metacentrex.fr 

Pour y accéder, l’utilisateur doit rentrer son numéro de téléphone ainsi que son mot de passe EAS fourni par l’intégrateur au moment de l’installation. Cette interface lui permet de gérer sa téléphonie : journal d’appels, messagerie visuelle, import de contacts, présence et téléchargement d’application (Accession PC / Mobile et CommPortal Assistant).

 

Portail Web Utilisateur (CommPortal)

L'ensemble de votre téléphonie est totalement administrable depuis votre portail utilisateur. Afin d'y accéder, utiliser votre navigateur internet et renseigner l’URL suivante :

https://portail.metacentrex.fr

 

Sur l’écran d’accueil, renseigner les identifiants communiqués par votre administrateur:

  • Numéro: votre numéro de ligne à 10 chiffres (votre SDA personnelle);
  • Mot de passe: votre mot de passe associé (en cas de perte, veuillez contacter votre administrateur).

Une fois la connexion établie, vous accédez à la gestion de votre ligne MetaCentrex. Vous pouvez désormais gérer votre ligne comme vous le souhaitez et accéder à diverses informations vous concernant.

Le portail se décompose en 7 catégories:


 

Tableau de bord
Messages et appels
Contacts
Gestionnaire d'appel
Applications
Groupes
Réglages

Lorsque vous vous connectez à votre portail vous accédez en premier lieu au Tableau de bord. Le tableau de bord fournit une façon d'accéder rapidement à certaines de vos fonctions principales.


 

Tableau de bord

Messages

Ceci montre d'un coup d’œil combien de nouveaux messages vous avez, ainsi que le total de vos messages. Vous pouvez cliquer sur le lien pour aller gérer ces messages.

Appels Manqués

Ils montrent vos appels manqués récents.
Si les appels viennent de vos contacts, leurs noms apparaissent à côté de leur type de téléphone. Cliquez sur le nom d'un appelant pour vous retrouver directement sur sa position dans la liste des contacts.

Contacts

Fournit un moyen facile de trouver un contact par son nom et visualiser ses coordonnées. Pour plus d'information, voir l'aide pour la page des contacts.

Statut du gestionnaire d'appel


 

Ce contrôle vous permet de changer votre statut Gestionnaire d’appel entre:

  • Disponible;
  • Ne pas déranger;
  • Renvoi.

Cliquer pour Composer

Vous pouvez vous servir des numéros de téléphone sur cette page, (y compris tout numéro ayant été reconnu dans vos contacts et donc affiché comme nom plutôt que comme numéro) pour faire un appel directement par Cliquer pour Composer.
En cliquant sur le numéro de téléphone, un menu d'options s'affiche. Le menu comprend une entrée pour faire l'appel. À propos des noms qui ont été reconnus de vos contacts, le menu additionnel offre le choix d'afficher l'entrée complète du contact pour ce nom.

Un appel Cliquer pour Composer:

  • Appelle d'abord votre téléphone;
  • Lorsque vous répondez, il place l'appel sur le téléphone ciblé.

Une fenêtre contextuelle montre la progression de ces étapes et la durée de l'appel dès qu'il a été pris sur le téléphone. Si vous prenez votre téléphone mais qu'un problème pendant l'appel du téléphone cible survient, la page Web ne fera pas rapport du problème étant donné que vous l'entendrez par le téléphone lui-même. Ceci correspond au comportement attendu si vous aviez pris le téléphone vous-même et composé manuellement. Vous pouvez mettre fin à l'appel à travers votre téléphone de la manière habituelle, ou en appuyant sur le bouton Terminer appel de la fenêtre contextuelle. Vous pouvez masquer la fenêtre contextuelle sans terminer l'appel en appuyant sur le bouton Fermer.

Vous pouvez aussi placer des appels Cliquer pour composer vers n'importe quel numéro de téléphone à l'aide du bouton "Appeler", qui vous demandera le numéro de téléphone à composer. Vous pouvez choisir qui appeler en:

  • saisissant le numéro de téléphone;
  • en saisissant le nom ou en commençant par le numéro de téléphone, puis en choisissant parmi les suggestions de vos contacts ou postes;
  • en saisissant un « numéro personnalisé » dans lequel les lettres remplacent les chiffres.

 

Message et appels

La page des Messages & Appels La page vous permet de gérer et d'écouter vos messages vocaux, messages vidéo et télécopies, et de consulter les détails de vos récents appels manqués, composés, rejetés.

La fonction sur cette page est accessible par les onglets supérieurs suivants:

  • Messages;
  • Télécopies;
  • Appels Manqués;
  • Appels Composés;
  • Appels Reçus;
  • Appels Rejetés;
  • Supprimé.

Vous pouvez Cliquer pour Composer depuis cette page.

Lorsque vous écoutez un message vocal, le Lecteur de Message Vocal apparaît.

Messages


 

Ce tableau montre la totalité des messages contenus dans votre boîte de réception. Les nouveaux messages (ceux que vous n'avez pas encore écoutés) apparaissent en caractères gras.

Pour chaque message dans votre boîte de réception, vous pouvez voir qui est l'appelant, l'heure de l'appel, la durée du message et (si la transcription de la voix en texte est activée sur l'onglet Paramètres) la transcription ou l'état de la transcription. Si l'appel provient d'un numéro de téléphone qui apparaît dans votre liste de contact ou si le nom de l'appelant a été fourni, alors le nom de l'appelant s'affiche. Sinon, vous ne voyez que le numéro de téléphone.

Votre boîte de réception peut aussi contenir des Messages du Système spéciaux, tels que des avis d'échec de livraison.

Les actions suivantes vous sont disponibles depuis cet onglet:

  • Lire un message ou sauvegarder une copie locale sur votre ordinateur;

 
  • Gérer vos messages en les supprimant ou en les marquant en tant que nouveaux ou lus;
  • Répondre à, ou faire suivre un message:

 
  • Laisser un message à quelqu'un:

 
  • Visionner les détails des contacts ou ajouter de nouveaux appelants à votre liste de contacts.:

 

Pour plus d'information, veuillez cliquer sur le menu contextuel d'Aide disponible sur votre portail:


 

Télécopie (Fax)

Cet onglet liste toutes les télécopies (Fax) dans votre boîte de réception. Les nouvelles télécopies (celles que vous n'avez pas encore entendues) apparaissent en gras.

Pour chaque télécopie dans votre boîte de réception, vous pouvez voir qui a envoyé le message, le moment où il a été reçu, et le nombre de pages qu'il contient. Si la télécopie provient d'un numéro de téléphone qui apparaît dans votre liste de contact ou si le nom de l'expéditeur a été fourni, alors le nom du même expéditeur s'affiche. Sinon, vous verrez simplement le numéro du télécopieur qui a envoyé la télécopie.

Votre boîte de réception peut aussi contenir des Messages du Système spéciaux, tels que des rapports d'échec de livraison.

Les actions suivantes vous sont disponibles depuis cet onglet:

  • Visionner une télécopie ou sauvegarder localement une copie dans votre ordinateur;
  • Gérer vos télécopies en les supprimant, ou en les marquant nouvelles ou lues;
  • Réacheminer une télécopie;
  • Visionner les détails des contacts ou ajouter de nouveaux appelants à votre liste de contacts.

Pour plus d'information, veuillez cliquer sur le menu contextuel d'Aide disponible sur votre portail:


 

Appels Manqué


 

Cet onglet liste vos appels manqués récents.

Les actions suivantes vous sont disponibles depuis cet onglet:

  • Pour ajouter un appelant non reconnu à votre liste de contacts, cliquer sur son numéro, puis sélectionner « Ajouter aux contacts »;
  • Pour aller à l'entrée d'un contact de votre liste de contacts, cliquer sur son nom, puis sélectionner « Voir le contact »;
  • Pour aller à la règle du Gestionnaire d'Appel qui a traité un appel, cliquer sur Montrer la règle. Le fait de déplacer votre souris au-dessus de ce bouton vous révèlera la règle qui a traité cet appel.

Les renseignements suivants sont affichés pour chaque appel manqué:

  • Icône de message Si l'appel manqué à donné lieu à un message vocal ou un message vidéo, l'un des icônes suivants sera affiché:
    • "Bouton play bleu" Vous avez un message non lu des suites de cet appel;
    • "Bouton play avec fond blanc et contour bleu" Vous avez déjà écouté le message résultant de cet appel;
    • "Bouton play blanc avec croix rouge" Un message a été laissé, mais il n'est plus présent dans votre boîte de réception;
  • Détails de l'appelant. Chaque appelant est identifié d'une des manières suivantes:
    • Nom. Le nom de l'appelant a été fourni ou le numéro de l'appelant correspond à une entrée de votre liste de contact;
    • Type de téléphone. Accompagne le nom lorsque mis en concordance par votre liste de contacts;
    • Numéro de Téléphone. Le numéro ne correspond à aucune des entrées de votre liste de contacts;
    • Inconnu. L'appelant a masqué son identité, aucune information n'est disponible sur lui;
  • Ensemble de Règles. L'Ensemble des Règles qui a traité l'appel.
  • Date et heure de l'appel.

Appels Composés


 

Cet onglet liste vos appels composés récents.

Les actions suivantes vous sont disponibles depuis cet onglet:

  • Pour ajouter un numéro composé à votre liste de contacts, cliquer sur le numéro, puis sélectionner « Ajouter aux contacts »;
  • Pour aller à l'entrée d'un contact de votre liste de contacts, cliquer sur son nom, puis sélectionner « Voir le contact ».

Les renseignements suivants sont affichés pour chaque appel composé:

  • Détails de l'appel. Chaque appel est identifié d'une des manières suivantes:
    • Nom. Le numéro composé correspond à une entrée de votre liste de contact.
    • Type de téléphone. Accompagne le nom lorsque mis en concordance par votre liste de contacts.
    • Numéro de Téléphone. Le numéro composé ne correspond pas à une entrée de votre liste de contact.
  • Date et heure de l'appel.
  • Durée de l'appel en heures, minutes et secondes.

 

Appels Reçu


 

Cet onglet liste vos appels reçus récents.

Les actions suivantes vous sont disponibles depuis cet onglet:

  • Pour ajouter un appelant non reconnu à votre liste de contacts, cliquer sur son numéro, puis sélectionner « Ajouter aux contacts »;
  • Pour aller à l'entrée d'un contact de votre liste de contacts, cliquer sur son nom, puis sélectionner « Voir le contact »;
  • Pour aller à la règle du Gestionnaire d'Appel qui a traité un appel, cliquer sur le nom de la règle;
  • Pour voir à quel numéro un appel s'est achevé, passer le curseur au-dessus du nom de la règle.

Les renseignements suivants sont affichés pour chaque appel reçu:

  • Détails de l'appelant. Chaque appelant est identifié d'une des manières suivantes;
    • Nom. Le numéro de l'appelant correspond à une entrée de votre liste de contacts;
    • Type de téléphone. Accompagne le nom lorsque mis en concordance par votre liste de contacts;
    • Numéro de Téléphone. Le numéro ne correspond à aucune des entrées de votre liste de contacts;
    • Inconnu. L'appelant a masqué son identité, aucune information n'est disponible sur lui;
  • Ensemble de Règles. L'Ensemble des Règles qui a traité l'appel.
  • Date et heure de l'appel.
  • Durée de l'appel en heures, minutes et secondes.

Appels Rejetés

Cet onglet liste vos appels rejetés récents.

Les actions suivantes vous sont disponibles de cet onglet:

  • Pour ajouter un appelant non reconnu à votre liste de contacts, cliquer sur son numéro, puis sélectionner « Ajouter aux contacts »;
  • Pour aller à l'entrée d'un contact de votre liste de contacts, cliquer sur son nom, puis sélectionner « Voir le contact »;
  • Pour aller à la règle du Gestionnaire d'Appel qui a traité un appel, cliquer sur Montrer la règle. Le fait de déplacer votre souris au-dessus de ce bouton vous révèlera la règle qui a traité cet appel.

Les renseignements suivants sont affichés pour chaque appel rejeté:

  • Détails d'appelant. Chaque appelant est identifié des manières suivantes.
    • Nom. Le numéro de l'appelant correspond à une entrée de votre liste de contacts.
    • Type de téléphone. Accompagne le nom lorsqu'en concordance dans votre liste de contacts.
    • Numéro de téléphone. Le numéro de l'appelant ne correspond à aucune entrée de votre liste de contacts.
    • Inconnu.. L'appelant a masqué son identité, par conséquent aucune information n'est disponible sur lui.
  • Ensemble de Règles. L'ensemble de règles qui ont traité un appel. 3 Date et heure de l'appel.

Supprimé

Cet onglet dresse la liste des messages et des télécopies dans votre dossier Fichiers effacés.

Pour chaque message ou télécopie dans votre dossier des éléments supprimés, vous pouvez voir qui est l'appelant, l'heure de l'appel et la durée/longueur du message. Si l'appel ou la télécopie provient d'un numéro de téléphone qui apparaît dans votre liste de contact ou si le nom de l'appelant a été fourni, alors le nom de l'appelant s'affiche. Sinon, vous ne voyez que le numéro de téléphone. Vous pouvez aussi voir si l'appelant a marqué le message. "!" Urgent ou "icône clé" Privé.

Les actions suivantes vous sont disponibles depuis cet onglet:

  • Lire un message;
  • Visualiser une télécopie;
  • Gérer vos messages et vos télécopies en les restaurant dans votre boîte de réception ou bien en les supprimant de façon permanente;
  • Visionner les détails des contacts ou ajouter de nouveaux appelants à votre liste de contacts.

Contacts


 

Cette page vous permet de gérer votre Liste de Contacts.
Elle vous montre aussi vos Extensions et Codes Abrégés.

Liste de contacts

La liste de contacts vous permet de conserver les renseignements sur vos contacts téléphoniques. Ajouter vos contacts à cette liste facilite l'utilisation d'autres fonctionnalités. Par exemple :

  • lorsque vous recevez un appel, si l'appelant est configuré dans votre liste de contacts, au lieu de voir son numéro de téléphone dans votre historique des appels, vous voyez son nom.
  • lorsque vous configurez des services tels que le rejet des appelants, vous pouvez sélectionner des personnes de votre liste de contacts dont les appels seront rejetés plutôt que de le faire en entrant explicitement leur numéros de téléphone.

Chaque entrée de la liste de contacts peut contenir:

  • prénom et nom;
  • surnom;
  • titre et organisation;
  • numéros de téléphone de domicile, professionnel, cellulaire, télécopieur et autres;
  • deux adresses de courriel;
  • une adresse SMS;
  • les adresses postales professionnelle et de domicile.

Lorsque des numéros multiples de téléphone sont configurés, un numéro peut être identifié comme le numéro principal (ou par défaut). De même, une des adresses de courriels peut être marquée comme principale.

Votre liste de contacts peut aussi contenir des groupes permettant de regrouper facilement des contacts individuels auxquels vous voulez vous référer en même temps. Les groupes peuvent aussi être nichés dans d'autres groupes.

En visualisant les détails d'un groupe, vous voyez quels contacts et quels groupes sont ses membres, et visualiser les détails d'un contact montre les groupes dont il fait partie.

L'interface de la liste de contacts consiste en deux colonnes:

  • Les colonnes des contacts et groupes qui listent vos contacts et groupes par ordre alphabétique;
  • La colonne détails utilisée pour visualiser les détails d'une simple entrée de contact ou de groupe, pour ajouter de nouveaux contacts ou groupes ou pour modifier certains déjà existant;

Pour plus d'information, veuillez cliquer sur le menu contextuel d'Aide disponible sur votre portail:


 

Extensions

Extensions vous permet de composer rapidement d'autres numéros du Groupe d'Affaires.

Vous pouvez faire la recherche en saisissant dans le champ de recherche au-dessus du tableau. La liste sera restreinte aux éléments qui correspondent, avec les champs de concordance en surbrillance.

Codes Abrégés

Les Codes Abrégés vous permettent de composer rapidement des numéros courants.

Vous pouvez faire la recherche en saisissant dans le champ de recherche au-dessus du tableau. La liste sera restreinte aux éléments qui correspondent, avec les champs de concordance en surbrillance.

Gestionnaire d’appel

Le gestionnaire d'appel permet d'afficher et de configurer les paramètres de tous vos appels entrants.

Dans le cas d'une licence MetaCentrex Full, le gestionnaire d'appels comprend les onglets de premier niveau suivants:

  • Disponible;
  • Ne Pas Déranger;
  • Transférer Appels.

 

Disponible

Lorsque la ligne est disponible, par défaut votre téléphone, associé à votre ligne MetaCentrex, sonne lors d'un appel entrant.

Vous pouvez ajouter une autre téléphone (une autre ligne) afin de faire sonner par exemple votre téléphone mobile en même temps que votre ligne fixe.

Attention au délai de prise de ligne sur votre mobile en cas de non réponse car la messagerie vocale de votre mobile risque de s'activer avant les règles de renvoi sur non réponse de votre ligne MetaCentrex. L'appel est alors pris par l'opérateur mobile...

Vous pouvez dans l'état Disponible transférer vos appels vers une autre ligne (interne ou externe) pour chaque appel entrant ou vers votre boite vocale.


 

Vous avez la possibilité de traiter différemment les appels anonymes soit en demandant à l'appelant de dire son nom avant que d'accepter l'appel ou en revoyant tous les appels anonymes vers votre boite vocale.


 

Comme vu précédemment dans la rubrique Contacts, vous avez la possibilité de traiter différemment les appels des contacts classés comme VIP.


 

Comme vu précédemment dans la rubrique Contacts, vous avez la possibilité de traiter différemment les appels des contacts classés comme Indésirables.


 

La gestion des renvois en cas de Non réponse ou d'Occupation se configure dans les Options additionnelles.


 

Ces options s'appliquent lorsque vous avez choisi de faire sonner Mes Téléphones dans l'onglet Appelants normaux.

Dans le cas d'une licence MetaCentrex Full, le délai de non réponse n'est pas modifiable (36 secondes).

Ne Pas Déranger

En cliquant sur le bouton Ne Pas Déranger, tous les appels entrant seront automatiquement transférés vers votre boite vocale.

Transférer Appels

En cliquant sur le bouton Transférer Appels, tous les appels entrant seront automatiquement transférer vers le numéro référencé dans l'onglet Options additionnelles de l'état Disponible.

Dans le cas d'une licence MetaCentrex Full avec Présence Avancée, le gestionnaire d'appels comprend les onglets de premier niveau suivants:

  • Sommaire;
  • Règles;
  • Horaire hebdomadaire;
  • Jours Spéciaux.

 

 

Sommaire

Le gestionnaire d'appel fournit une description de la manière de gérer les appels entrants, prenant en compte les paramètres pour tous les services d'appels entrants et toutes interactions entre eux.

Cette description vous permet de confirmer que les services que vous avez configurés auront les effets escomptés sur vos appels. Si la description ne correspond pas au comportement que vous attendez, il est possible que les services que vous avez configurés interagissent ou empiètent l'un sur l'autre. Si un service interagit avec un autre, ou est supplanté par un autre, alors une icône apparaîtra sur la page de configuration pour ce service. Cliquer sur cette icône pour plus d'information.

Vous pouvez donc traiter différemment les appels entrant en fonction de l'heure ou du jour et utiliser des règles différentes suivant ces plages différentes plages.

Règles

Les règles vous offrent des options avancées pour traiter les appels entrants et définir des règles de filtrage en fonction de la provenance de l'appel.

Horaire hebdomadaire

Vous pouvez appliquer différentes règles à différents moments de la journée.
Vous pouvez définir votre horaire hebdomadaire et l'utiliser ensuite dans l'onglet Sommaire pour choisir quelles règles s'appliquent durant les périodes que vous avez définies.


 

Jours Spéciaux

Les Jours Spéciaux sont des exceptions à votre horaire hebdomadaire normal.

Par exemple, les vacances ou les voyages d'affaires sont des jours spéciaux, lorsque vous voulez traiter les appels de manière différente. Vous pouvez utiliser l'onglet Sommaire pour choisir une règle différente qui s'applique pour l'ensemble de ces jours.

Pour plus d'information, veuillez cliquer sur le menu contextuel d'Aide disponible sur votre portail


 

Applications

Cette page est constituée des catégories suivantes :

Ordinateur

Assistant (CommPortal)

L'assistant CommPortal est une application bureautique qui donne:

  • accès aux contacts;
  • notifications et accès aux nouveaux messages vocaux;
  • configuration des services d'appel.

Le tout depuis votre bureau Windows.

Accession (Softphone)

Accession Communicator est un téléphone logiciel qui vous permet:

  • faire et recevoir des appels audio et vidéo;
  • d'envoyer et de recevoir des messages instantannés;
  • visionner les informations concernant la présence de vos contacts;
  • gérer vos contacts, y compris l'intégration avec Microsoft Outlook 5 accéder votre messagerie vocale à l'aide d'un seul clic de votre ordinateur Windows ou de votre Mac.

Mobile / Tablette

Accession (Softphone)

Accession Communicator est un téléphone logiciel qui vous permet:

  • faire et recevoir des appels audio et vidéo;
  • d'envoyer et de recevoir des messages instantannés;
  • visionner les informations concernant la présence de vos contacts;
  • gérer vos contacts, y compris l'intégration avec Microsoft Outlook;
  • accéder votre messagerie vocale à l'aide d'un seul clic.

Accession vous permet de recevoir et de transférer vos appels entre vos différents appareils sans avoir à raccrocher, tout en disposant de fonctionnalités vidéos et de messageries vocales supplémentaires.

Groupes

La page des Groupes montre les NAM (Numéros d'Appel Multiplié), les GRML (Groupes de Recherche Multiligne) et les Groupes de Prise d'Appel dont vous êtes membre.

La page est constituée de deux panneaux:

  • Adhésion au Groupe;
  • Détails de Groupe.

Adhésion au Groupe

Le panneau d'affiliation de groupes montre une liste de tous les groupes NAM, GRML et prise d'appel dont vous êtes membre. Si vous êtes connecté(e) à un GRML, ceci est démontré dans l'icône "flèche verte" et si déconnecté avec l'icône "flèche rouge".

Vous pouvez cliquer sur un groupe quelconque de la liste pour le sélectionner. Les détails du groupe sélectionné sont affichés à droite.

Détails de Groupe

Le panneau Détails de Groupe montre les détails du groupe sélectionné.

Les détails suivants sont montrés pour tous les types de groupes:

  • Le nombre de lignes dans le groupe.
  • Pour chaque ligne du groupe, le nombre, l'extension et le nom de la ligne.
  • Pour les GRML les détails supplémentaires suivants sont affichés:
    • Le nombre de lignes connectées du groupe.
    • Le statut actuel de connexion de votre ligne. Si votre groupe de recherche de ligne prend en charge les connexions / déconnexions, vous pouvez faire cela en cliquant sur le lien de Connexion ou de Déconnexion.
    • La position dans le GRML pour chaque ligne du groupe est affichée.
    • Le statut de connexion pour chaque ligne du groupe est affiché soit comme connecté "flèche verte" soit déconnecté "flèche rouge".

Réglages

Cette page est constituée des onglets racines suivants:

  • Compte;
  • Appels;
  • Messages;
  • Avertissements;
  • Rappels.

Compte

La page Compte vous permet d'effectuer les modifications suivantes sur votre compte CommPortal.

  • Coordonnées;
  • Personnelles;
  • Sécurité;
  • Appareils.

 
Coordonnées personnelles

Pour modifier vos coordonnées personnelles, cliquez sur modifier et saisissez les nouveaux renseignements dans la fenêtre de saisie. Les renseignements qui ne peuvent pas être changés seront grisés. Le « Nom » est le nom qui est associé à votre compte de messagerie. Il est utilisé dans l'adresse de l'expéditeur lorsque vous faites suivre un message en tant que courriel.

Sécurité

1. Pour changer le mot de passe de votre compte , cliquez sur le lien Changer situé à côté du mot de passe de votre compte. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, saisissez le mot de passe actuel et le nouveau, puis confirmez le nouveau mot de passe en le saisissant à nouveau. Pour des raisons de sécurité, le texte sera masqué lorsque vous le taperez. Cliquez sur Confirmer pour que la modification soit appliquée.

2. Pour modifier votre PIN pour les services d'appel, cliquez sur le lien changer à côté du PIN des services d'appel. Saisissez le nouveau PIN dans la fenêtre contextuelle qui apparaît. Cliquez sur Confirmer pour que la modification soit appliquée.

3. Pour modifier le PIN de votre messagerie vocale, cliquez sur le lien changer à côté du PIN de messagerie vocale. Saisissez le nouveau PIN dans la fenêtre contextuelle qui apparaît. Cliquez sur Confirmer pour que la modification soit appliquée

Appareils

Pour configurer votre téléphone de bureau, cliquez sur le lien définir les clés. Cela lancera le CommPortal Phone Configurator, grâce auquel vous pourrez configurer les différents paramètres de votre téléphone de bureau

Appels

La page Appels vous permet d'effectuer les modifications suivantes sur vos paramètres d'appel.

Après avoir effectué toute modification sur n'importe lequel de ces paramètres, appuyez sur Appliquer pour qu'ils soient activés.

La page Appels est scindée entre les panneaux suivants. Cliquez sur la flèche pour élargir chaque panneau:

  • Général;
  • Transfert d'appel;
  • Blocage d'appel

 

Général

1) Numéro de transfert d'appel. Lorsqu'un appelant est renvoyé vers votre messagerie vocale, il lui est proposé d'être transféré vers le numéro paramétré par votre administrateur de groupe d'entreprise et spécifié ici.

2) Masquer votre identifiant d'appelant lorsque vous passez des appels. Normalement, votre identifiant d'appelant est affiché lorsque vous passez un appel : sélectionnez la case à cocher si vous souhaitez masquer votre identifiant d'appelant lorsque vous passez un appel. Vous pouvez aussi paramétrer le système pour que votre nom soit inclus dans l'identifiant d'appelant lorsque celui-ci est affiché. Vous pouvez remplacer le paramètre d'affichage par défaut de l'identifiant d'appelant appel par appel en composant le code d'accès approprié.

3) Afficher le nom de l'appelant pour les appels entrants. Vous pouvez choisir de voir ou pas sur votre téléphone tous les noms disponibles pour les appels entrants.

4) Afficher le numéro de l'appelant pour les appels entrants. Vous pouvez choisir de voir ou pas sur votre téléphone tous les numéros d'identifiants d'appelant pour les appels entrants

Transfert d’appel

Ce panneau vous permet de définir les options pour le Renvoi automatique des appels. Cochez la/les case(s) appropriée(s) si vous souhaitez être invité à saisir un nouveau numéro de téléphone à chaque fois que vous activez le transfert d'appel depuis votre téléphone

Blocage d’appel

Ce service vous permet de limiter les types d'appels qui peuvent être passés depuis votre téléphone. Pour modifier les types d'appels qui sont bloqués, sélectionnez les types d'appels correspondants au sein de la liste et appuyez sur le bouton Appliquer.

Si vous ne pouvez pas désélectionnés un type d'appel donné, cela signifie que celui-ci à été bloqué par votre prestataire de service.

Messages

Vous pouvez utiliser la page Messages pour modifier les divers paramètres du service de messagerie vocale et de messagerie vidéo.
Aucune des modifications que vous effectuez sur cette page ne sera appliquée tant que vous n'aurez pas appuyé sur le bouton Appliquer.

La page Messages est scindée entre les panneaux suivants:

  • Général;
  • Accès à la boîte de réception;
  • Message d’accueil de la messagerie vocale.

 
Général

Ce panneau vous permet de définir différentes options de messagerie :
Transférer les appels vers la messagerie vocale. Cette fonction vous permet de délimiter en terme de secondes la durée de la sonnerie du téléphone avant que l'appel soit transféré vers la messagerie vocale. La plage de temps acceptable s'étend de zéro à soixante secondes.
Vérification du message en direct. Vous pouvez activer ou désactiver la vérification des messages en direct à l'aide de la case à cocher.
Messagerie vidéo Vous pouvez activer ou désactiver les messages vidéo à l'aide de la case à cocher.

Vous pouvez choisir de faire suivre tous les messages et les télécopies que vous avez reçus vers les comptes courriel que vous avez saisis.
Cochez la case si vous souhaitez faire suivre vos messages.
Utilisez les liens Modifier et Supprimer pour effectuer des changements sur une adresse courriel existante.
Cliquez sur ajouter une autre adresse courriel pour ajouter une nouvelle adresse. Vous pourrez taper une adresse dans la boîte de saisie qui apparaîtra ou bien utiliser le menu déroulant au sein duquel vous choisirez une adresse courriel que vous avez saisie pour l'un de vos contacts. Vous pouvez ajouter jusqu'à10 adresses de cette manière.
Lorsque vous activez cette fonction pour faire suivre vos messages, vous pouvez choisir de laisser vos messages dans la boîte de réception de CommPortal et ainsi pouvoir y accéder ou les effacer. Cochez la case si vous souhaitez laisser le message original dans votre boîte de réception.
Vous pouvez aussi choisir d'inclure des liens d'action dans le message à faire suivre. Ces liens vous permettent d'effectuer des actions (en effaçant un message vocal ou télécopiepar exemple) sur la copie du message stocké dans votre service de messagerie.

Accès à la boite de réception

Ces paramètres vous permettent de personnaliser votre expérience lorsque vous accédez à votre boîte de réception depuis votre téléphone.

  • Ignorer le PIN:

Si l'option Ignorer le PIN est activée, il ne vous est pas demandé de saisir votre PIN lorsque vous accédez à votre boîte de réception depuis votre propre téléphone. Cela vous permet de gagner du temps, mais réduit aussi votre sécurité puisque n'importe qui ayant accès à votre téléphone pourra accéder à votre boîte de réception.

  • Connexion rapide:

En général, lorsque vous composez le numéro pour entrer dans votre boîte de réception, vous êtes prié de saisir à la fois votre numéro de téléphone et votre PIN. Toutefois, si l'option Connexion rapide est activée, alors lorsque vous accédez à votre boîte de réception depuis votre propre téléphone, votre numéro de téléphone est automatiquement reconnu et vous n'avez qu'à saisir votre PIN.

  • Lecture automatique des messages vocaux / messages vidéo / télécopies:

Si la lecture automatique est activée, lorsque vous vous connectez à votre boîte de réception, vos messages commencent immédiatement à être diffusés et vous n'avez pas à passer par le menu principal.
Lecture des messages vocaux et des messages vidéo: Lorsque vous écoutez vos messages, vous pouvez choisir si vous souhaitez écouter ou pas les renseignements détaillés sur vos messages (qui l'a envoyé et quand vous l'avez reçu), ou uniquement le message, ou les deux.

Après avoir effectué une modification des paramètres de votre boîte de réception, appuyez sur Appliquer pour qu'ils soient activés.

Message d’accueil de la messagerie vocale

Le panneau du message d'accueil des messages vocaux vous permet de configurer le message d'accueil qui sera diffusé aux appelants qui atteindront votre messagerie vocale. Vous pouvez choisir d'utiliser un message d'accueil standard du système, d'enregistrer ou de téléverser et utiliser votre propre message personnel.

Vous avez aussi la possibilité de simplement utiliser le même message d'accueil que celui de la boîte de réception multiple primaire.

Outre le fait de définir le message d'accueil par défaut que vous souhaitez utiliser, vous pouvez aussi:

  • configurer des messages alternatifs qui seront diffusés en dehors des heures ouvrables ou lorsque votre ligne est occupée;
  • choisir de diffuser un message d'absence prolongée, et si vous le souhaitez, empêcher les appelants de laisser des messages lorsque vous n'êtes pas là.;
  • choisir de diffuser un message d'accueil différent lorsque l'appelant fait partie de votre propre groupe d'entreprise.

Après avoir effectué quelque modification que se soit dans votre panneau de message d'accueil de message vocal, vous devez appuyer sur Appliquer pour qu'elles soient effectives.

Pour plus d'information, veuillez cliquer sur le menu contextuel d'Aide disponible sur votre portail.


 

Avertissements

L'onglet Avertissements vous permet de configurer les différentes sortes d'avertissements que vous utilisez avec votre service de messagerie. Ces avertissements sont divisés en plusieurs sous-onglets différents.

  • Avertissement d'indication de message en instance (IMI);
  • Avertissement par courriel.
Avertissement d’indication de message en instance (IMI)

Vous pouvez utiliser ce panneau pour spécifier sur vos autres téléphones les indications de message en attente qui devraient être déclenchées par la réception d'un message, et les types de messages qui créent l'indication.

Pour activer ces avertissements, cochez la case en haut de la page et effectuez toutes les configurations nécessaires. Pour désactiver ces avertissements, décochez la case.

  • Pour ajouter un autre de vos téléphones à la liste, appuyez sur Nouvelle entrée. Vous serez alors invité à saisir un numéro de téléphone : il devrait s'agir du numéro d'un autre téléphone que vous possédez sous le même compte que celui-ci; vous ne pouvez pas déclencher les indicateurs sur d'autres téléphones choisis arbitrairement.
  • Vous ne pouvez pas ajouter d'autres numéros de votre groupe d'affaires.
  • Pour changer les types de messages qui déclenchent l'avertissement, utilisez les cases à cocher.
  • Pour supprimer un téléphone de la liste, appuyez sur l'icône représenté par une croix.
  • Pour vider l'intégralité de la liste, utilisez le bouton Vider la liste.

Vous devez appuyer sur le bouton Appliquer pour que le moindre de vos changements soit validé.

Avertissement par courriel

Cette fonction vous permet de configurer le système de la messagerie vocale afin qu'il vous envoie un courriel lorsque vous recevez un nouveau message. Vous pouvez choisir si vous souhaitez qu'un courriel vous soit envoyé à chaque fois que vous recevez un message, ou uniquement lorsque vous recevez un certain type de message, un message vocal urgent par exemple. Si vous le désirez, vous pouvez recevoir des avertissements par courriel sur plusieurs adresses courriel différentes.

Pour activer ces avertissements, cochez la case en haut de la page et effectuez toutes les configurations nécessaires. Pour désactiver ces avertissements, décochez la case.

  • Pour ajouter une autre adresse courriel à la liste, appuyez sur Nouvelle entrée. Vous serez alors invité à saisir une adresse courriel; au fur et à mesure de votre saisie, des contacts correspondants de votre liste de contacts s'afficheront.
  • Pour changer les types de messages qui déclenchent le courriel, utilisez les cases à cocher.
  • Pour supprimer une adresse courriel de la liste, appuyez sur l'icône représenté par une croix.
  • Pour vider l'intégralité de la liste, utilisez le bouton Vider la liste.

Vous devez appuyer sur le bouton Appliquer pour que le moindre de vos changements soit validé.

Rappels

Le service des rappels vous permet de configurer votre téléphone pour sonner à un moment donné (par exemple pour servir de réveil):

  • Lorsque vous configurez un rappel, vous pouvez aussi enregistrer un message à diffuser lorsque vous répondez à l'appel.
  • En plus de configurer des rappels téléphonés à usage unique, vous pouvez aussi programmer des rappels qui se déclencheront au moment que vous souhaiterez chaque jour, ou chaque jour ouvrable.

Pour programmer un nouveau rappel téléphoné:

  • Activez les rappels téléphonés en cochant la case située en haut de la page.
  • Appuyez sur le bouton Nouveau Rappel téléphoné, pour ouvrir une fenêtre superposée « Nouveau rappel téléphoné ».
  • Saisissez une description pour le rappel téléphoné : il s'agit simplement du nom qui apparaîtra dans l'Interface utilisateur Web et peut prendre n'importe quelle forme.
  • Dans le menu déroulant du numéro de téléphone à avertir, sélectionnez parmi vos téléphones celui sur lequel vous souhaitez recevoir votre rappel. Vous pouvez uniquement programmer des rappels sur les téléphones qui sont inscrits sur votre compte.
  • Dans le menu des événements, choisissez si vous souhaitez que ce soit un rappel à usage unique, ou un rappel qui se produit chaque jour ou chaque jour ouvrable.
  • Saisissez l'heure du jour pour laquelle vous voulez le rappel téléphoné, et s'il s'agit d'un rappel à usage unique, saisissez aussi la date. Toutes les heures doivent être saisies par rapport au fuseau horaire dans lequel votre ligne est enregistrée.
  • Vous pouvez enregistrer le message que vous souhaitez diffuser lorsque vous répondez au rappel téléphoné. Si vous n'enregistrez aucun message, vous recevrez malgré tout un appel à l'heure donnée.
  • Appuyez sur le bouton Ajouter pour revenir à la page principale des rappels téléphonés. Remarque : votre rappel téléphoné ne sera pas réellement sauvegardé tant que vous n'aurez pas cliqué ensuite sur le bouton Appliquer pour confirmer vos modifications.
  • Pour annuler un rappel téléphoné programmé et en cours, cliquez sur l' icône située à côté du rappel téléphoné que vous souhaitez annuler.
  • Pour annuler tous vos rappels téléphonés, appuyez sur le bouton Vider la liste.
  • Pour désactiver le service des rappels téléphonés, décochez la case située en haut de la page.

Si vous avez modifié le moindre élément de vos rappels téléphonés programmés, vous devez cliquer sur le bouton Appliquer pour confirmer vos modifications, ou le bouton Annuler pour les ignorer.